Maasstad Medisch Specialisten
Inmiddels weten we dat vergaderen, stemmen en besluiten nemen voor veel organisaties een flinke uitdaging is geworden. Anderhalf jaar geleden kwamen we nog samen in de vergaderzaal en werden de opgestoken handen geteld om zo belangrijke besluiten te nemen. Dit klinkt misschien als een simpele, maar ideale oplossing waar menig mens naar terug zou willen, maar ook dat bracht uitdagingen met zich mee. Wat nou als je te maken hebt met complexe stemzwaarte? Wat als één van de leden tijdens de vergadering niet aanwezig kan zijn? Dan ga je op zoek naar een oplossing die zowel geschikt is tijdens COVID-19 als in de toekomst.
Maasstad Medisch Specialisten (MMS), maatschap van vrijgevestigde specialisten, stond voor diezelfde uitdaging. Met zo’n 135 specialisten van 16 verschillende vakgroepen moet er regelmatig vergaderd en gestemd worden om door middel van een heldere structuur voor besluitvorming tot een besturingsmodel te komen. Iedereen heeft hierbij zeggenschap. Elke vakgroep heeft één vertegenwoordiger met elk een unieke stemzwaarte. De zwaarte wordt bepaald door het aantal specialisten in de vakgroep.
Deze indeling leek goed te werken voor MMS, maar nu moest het nog gemoderniseerd worden. Martin Meijerink, directeur MMS, is gaan zoeken. Er werden veel online ‘survey’ mogelijkheden aangeboden, maar dit was niet wat hij zocht, want je hebt te maken met stemzwaarte, die je moet kunnen verdelen over de geboden antwoorden, en met privacy. Er leek geen kant-en-klare oplossing in de markt te zijn om dit digitaal te doen.
WEBBASED APPLICATIE
Tot Martin gewezen werd op het bedrijf Savvy Congress. Savvy ontwikkelt online platformen om complexe stemzaken en vergaderen uiterst simpel te maken. Na een aantal gesprekken, leek Savvy de oplossing te kunnen bieden voor Martin en hebben ze virtueel de hand geschud. Samen zijn ze aan de slag gegaan en gekomen tot de ontwikkeling van een webbased applicatie.
In deze applicatie kunnen de specialisten met een persoonlijke inlogcode via hun telefoon of laptop veilig inloggen. Er kunnen verschillende vragenlijsten tegelijk weergegeven worden waarover gestemd kan worden en de vertegenwoordigers kunnen hun stemgewicht verdelen over de verschillende antwoordmogelijkheden. Via het bijbehorende CMS kan MMS elke stemronde geheel in eigen beheer inregelen en kunnen vragen worden voorzien van achtergrondinformatie, bijvoorbeeld de notulen. Wanneer de vragenlijsten gesloten zijn, worden de resultaten weergeven en kan MMS er mee aan de slag.
100% OPKOMST
Begin dit jaar is MMS live gegaan met deze nieuwe manier van stemmen. Ze hebben inmiddels twee succesvolle besluitrondes doorlopen met betrouwbare stemuitslagen. Het was even wennen voor de specialisten, maar bij de tweede stemming was er al 100% opkomst. In de historie van de maatschap is dat nog nooit gebeurd. Voor de besturing van een maatschap is dit bijna noodzakelijk. Voorheen konden alle specialisten nooit tegelijk aanwezig zijn in verband met hun werkzaamheden. Doordat de specialisten nu een week (deze termijn is statutair opgenomen) de tijd hebben om aan de digitale besluitvorming deel te nemen, is de opkomst hoger, de besluitvorming zorgvuldiger en meer democratisch.
Martin raadt deze oplossing dan ook aan al zijn vakbroeders aan. Het merendeel werkt toch nog met zijn hand opsteken of via stemknoppen in outlook, maar dit heeft een belangrijke tekortkoming, namelijk geen stemzwaarte. Zelfs met handen op houden, zou je al stemmen moeten wegen op basis van FTE’s. Dat gaat niet. Daarom is deze oplossing ontzettend bruikbaar voor Medisch Specialistische Bedrijven.
Of Martin waar voor zijn geld heeft gekregen? Zeker. Het is een relatief goedkope oplossing. Je betaalt een éénmalig bedrag voor de ontwikkeling en het inrichten van de applicatie en daarnaast een jaarlijks bedrag. Martin ziet voor de toekomst veel nieuwe mogelijkheden.
Benieuwd of Savvy ook voor jou de oplossing heeft op het gebied van online vergaderen of online evenementen? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie of plan een demo in.
