Case:
Ministerie van Buitenlandse Zaken

Hoe meet je op een betrouwbare manier de ROI (Return On Investment) van je evenement? Die vraag had het Ministerie van Buitenlandse Zaken, net als vele andere event organisatoren. Het ministerie van Buitenlandse Zaken organiseerde recent een in-house dag, ter ondersteuning van de werving en selectie van 40 nieuwe diplomaten. Savvy Congress werd gevraagd om de effectiviteit van de in-house dag te meten en zorg te dragen voor de digitale interactie met het publiek in de zaal en de deelnemers via de livestream.

STAP 1: Bepaal vooraf SMART doelstellingen

Het probleem bij het achteraf vaststellen van de ROI is vaak groot, omdat er op voorhand geen duidelijk doelstelling is bepaald. Als je vooraf een SMART doelstelling bepaalt, kun je ook eenvoudig de meetpunten bepalen om de ROI vast te stellen. De doelstellingen van Ministerie van Buitenlandse Zaken waren helder en SMART en konden dus eenvoudig vertaald worden naar verschillende meetpunten.

STAP 2: Begin met een nulmeting

Een methodiek om de effectiviteit te meten is om na afloop een evaluatieformulier naar de deelnemers op te sturen. De respons hierop is over het algemeen niet veel meer dan 8%. De steekproefgrootte is niet voldoende om betrouwbare conclusies aan te verbinden. Daarnaast is deze meting ook nog eens onzuiver en geeft geen beeld hoe de deelnemers over specifieke onderwerpen dachten voor aanvang van de bijeenkomst. 

Middels Savvy Vote werden alle deelnemers (in de zaal en via de live stream) verzocht om een aantal vragen in te vullen voor aanvang van het programma. Het aantal respondenten op deze enquête was ruim 80%. En er ontstond een helder beeld hoe de potentiële sollicitanten over het Ministerie van Buitenlandse Zaken dachten.

STAP 3: Bouw meerdere meetmomenten in

Tijdens het evenement werden er meer meetmomenten ingebouwd, zonder dat dit invloed had op de bezoekerservaring. Middels vragen en stellingen tijdens de paneldiscussie werd volop gereageerd. Zo ontstond er interactie en werd en passant veel informatie verzameld om de ROI verder te onderbouwen. Deelnemers kregen daarnaast de mogelijkheid vragen te stellen via Savvy Vote aan de panelmoderator. Zo werd de betrokkenheid tussen het publiek en de panelleden enorm verhoogd. Na afloop ontvingen alle deelnemers een tweede enquête met enkele vragen. Het aantal respondenten op deze enquête was 65%.

STAP 4: Deel de resultaten direct met alle stakeholders

Op basis van deze twee enquêtes werd al snel duidelijk hoe effectief de kennisoverdracht was tijdens de in-house dag bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Alle meetgegevens samen waren de basis voor een volledige rapportage die direct na afloop beschikbaar was voor de stakeholders. Dat is pas Savvy!

Tot slot:

De bijeenkomst werd door de deelnemers als zeer nuttig en informatief ervaren. Na afloop gaf 79% aan te gaan solliciteren. Via de data die middels de applicaties van Savvy Congress werd verzameld, kreeg men goed inzicht in onder meer de studies die werden gevolgd door de deelnemers aan de inhouse middag. Dat was bijzonder nuttige informatie en op basis daarvan werd de arbeidsmarkcommunicatie gerichter ingezet.

Meer weten over de mogelijkheden van Savvy Vote? Lees dan hier verder, of schrijf je in voor een gratis inspiratiesessie in De Inspiratiekamer

  • datum:februari 2018 / november 2019
  • tools:

    Savvy Vote, Savvy e-Vote en Savvy Q&A

Bekijk meer cases