Case:
Gemeente Rotterdam

Stop Ondermijning! Ondermijning aanpakken doe je samen.
De gemeente Rotterdam werkt er hard aan om de kennis, ervaring en ‘best practices’ van de verschillende clusters op het gebied van ondermijning met elkaar te delen. Om zoveel mogelijk medewerkers hierbij te betrekken en de samenwerking te bevorderen werd de Kuip afgehuurd voor het ééndaagse congres “Stop Ondermijning!”.

Na een inspirerende plenaire sessie met o.a. Burgemeester Ahmed Aboutaleb bezochten de ruim 200 medewerkers verschillende workshops. Verschillende clusters van de gemeente Rotterdam gaven invulling aan de workshops. Om de impact van de workshops zichtbaar te maken werden alle deelnemers vrijblijvend en spelenderwijs getoetst op hun -nieuw verworven- kennis over de verschillende clusters.

ONDERMIJNINGSTOUR

Deelnemers werden gedurende het congres op een speelse wijze uitgedaagd om zoveel mogelijk kennis te verzamel tijdens de verschillende workshops. Hiervoor werd o.a. Savvy Tour ingezet om de deelnemers enerzijds te informeren en anderzijds punten te verzamelen door een diversiteit van vragen te beantwoorden.

De geheel in huisstijl gecreëerde app “OndermijningsTour” moest zo laagdrempelig mogelijk zijn. Alle voor het congres geregistreerde medewerkers kregen kort voor aanvang van het congres een sms met een persoonlijk link. Een link waarmee men direct kon inloggen zonder eerst een specifieke app te downloaden. De oplopers -niet geregisterde medewerkers voor het congres- kregen een ticket. De persoonlijke QR-code op het ticket liet ook deze medewerkers direct inloggen. Snel en zonder oponthoud kon iedereen meedoen!

De gecreëerde app “OndermijningsTour” voorzag deelnemers ook in een persoonlijke agenda, gebaseerd op hun eigen eerdere inschrijving. Een plattegrond van de Kuip met de relevante zalen en de top 5 van deelnemers die de meeste punten hadden verzameld door mee te spelen. Hoe meer kennis, hoe meer goede antwoorden, hoe meer punten er te verdienen waren.  Er waren meer mogelijkheden om punten te verzamelen; participeren in de vorm van actief feedback geven werd namelijk beloond met extra punten.

DE WERKING

De realisatie van de “OndermijningsTour” app kwam in krap drie weken tot stand tussen een uitermate goede samenwerking tussen VKOZ (een echt Rotterdams evenementenbureau), de Gemeente Rotterdam en Savvy Congress. Als kennishouder verzorgde de Gemeente voor de inhoud van de “OndermijningsTour”, coördineerde VKOZ het proces en droeg Savvy zorg voor de inrichting en functionaliteit van de app “OndermijningsTour”.

Tijdens het congres in de Kuip werden er bij alle workshops SavvyTour zuilen geplaatst met daarop een unieke QR-code. Vanuit de app “OndermijningsTour” scande de deelnemers deze QR-code om toegang te krijgen tot specifieke informatie over de workshop en de workshop gerelateerde vragen. Wie zonder de app “OndermijningsTour” de QR-code scande kreeg beknopte informatie over het congres en instructies om zich voor ondersteuning te melden bij de registratiebalie die o.a. bemand werd door een medewerker van Savvy. Zo werd de gevoelige informatie achter de QR-code afgeschermd voor toevallige passanten.

KLAAG- EN JUBELMUUR

Feedback vanuit de medewerkers over de verschillende clusters is van essentieel belang om beter inzicht te krijgen wat er nu al goed gaat (top) en waar het net nog wat beter kan (tips). Via de app “OndermijningsTour” gaven de deelnemers -anoniem- hun feedback. Top’s werden gepresenteerd op de “Jubelmuur” en op de “Klaagmuur” verschenen de ‘tips’. Alle feedback werd zo direct zichtbaar op een groot scherm in de vorm van post-it notes en/of polaroidfoto’s.

AFSLUITING

Voor aanvang van de plenaire afsluiting werd alle opgehaalde feedback en inzichten kort besproken. O.a. de volgende meetpunten werden daarin meegenomen: De meest goed en fout beantwoorden vragen, de gegeven feedback per workshop en de feedback op de klaag- en jubelmuur.

Deze gegevens waren gedurende het congres live beschikbaar in het CMS voor de ‘OndermijningsTour” app. Met dit live dashboard werd er gedurende de dag vinger aan de pols gehouden worden wat de werkelijke impact, de Return on Engagement (ROE) is van het congres.

Tijdens de afsluiting ontvingen de beste drie deelnemers een prachtig Hedone shirt uithanden van Marco den Dunnen, o.a. initiatiefnemer van het streetwear label Hedone.

  • datum:2020
  • tools:

    Savvy Tour

Bekijk meer cases