De mogelijkheden van breakout sessies bij online en hybride evenementen zijn enorm toegenomen. We hebben het dan ook vaak over termen als ‘breakouts’, ‘workshops’ en ‘parallelsessies’. Maar wat houden deze termen nou eigenlijk in? En is de organisatie hetzelfde als bij live evenementen? In deze blog gaan we graag vanuit het standpunt van Savvy dieper in op de complexiteit van online breakout sessies, de termen en de pijnpunten die je tegen kan komen.
BREAKOUT SESSIES
Afgelopen jaar hebben wij gemerkt dat veel organisaties op zoek zijn naar een online alternatief voor hun fysieke evenement. Vaak zijn breakout sessies hier een belangrijk onderdeel van. Breakout sessies zijn groepssessies waar een kleine groep deelnemers samenkomt om in gesprek te gaan met elkaar. Deze sessies worden vooral gebruikt ter afwisseling van plenaire sessies en kunnen verschillende doelen hebben:
- Het inwinnen van specifieke informatie en meningen van de deelnemers;
- De mogelijkheid bieden tot evalueren en napraten na het evenement;
- Voor de gezelligheid;
- De mogelijkheid tot het delen van kennis tussen sprekers en deelnemers.
Het is bij een breakout sessie dus belangrijk dat de deelnemers met elkaar in gesprek kunnen gaan. Hierom heeft het geen zin om de groep groter te maken dan 25 deelnemers. Met een kleinere groep kan iedereen simultaan in beeld en kunnen de microfoons aan. Zo zorg je voor optimale interactie en voorkom je chaos. Wel is het altijd handig om een groepsleider in een breakout te plaatsen, die het gesprek in goede banen kan leiden.
WORKSHOPS
Wanneer het gaat om een grotere groep, spreken we niet meer van een breakout sessie maar een workshop. Hier heeft de workshopleider de leiding en geeft de workshop met zijn camera en microfoon aan. De deelnemers komen alleen in beeld wanneer zij een vraag hebben aan de workshopleider.
PARALLELSESSIES
Een ander welbekend begrip is parallelsessies. Wanneer meerdere plenaire sessies tegelijkertijd plaatsvinden in verschillende ruimtes, hebben wij het over parallelsessies. Dit is iets anders dan breakout sessies, want alleen de spreker is aan het woord. Uiteraard zijn wel alle functionaliteiten aanwezig, zoals een Q&A, een chat en stemmogelijkheden. Vaak moet een deelnemer kiezen welke lezing hij of zij bijwoont en in sommige gevallen zijn de andere lezingen terug te kijken.
PERSOONLIJKE AGENDA
Het is belangrijk dat het voor de deelnemer met al deze verschillende sessies niet te ingewikkeld wordt. Met behulp van een persoonlijke agenda is dit mogelijk. De gekozen onderdelen van de deelnemer zijn terug te vinden in hun persoonlijke agenda en niets meer of minder. Hiermee voorkom je dat je deelnemers ‘kwijt’ raakt in het systeem. Mocht dit toch gebeuren, hebben wij altijd een technische helpdesk met een medewerker van Savvy aanwezig!
TECHNISCHE PARTNER
Waar je fysiek nog een aantal zaaltjes inrichtte en mensen zelfstandig hierheen gingen, is dat online net even wat anders. Je hebt verschillende inlogprofielen met verschillende rechten en breakouts met verschillende functionaliteiten. Waar je normaal hulp krijgt van de supervisor van locatie is het belangrijk om te onthouden dat je ook online deze support nodig hebt. Het is niet makkelijk om dit zelf in te richten en daarom is een technische partner belangrijk. Savvy is de technische partner die je adviseert, maar ook tijdens het evenement ondersteunt. Zo maken wij het samen tot een succesvol evenement.
Wil jij nou ook je fysieke evenement omzetten naar een online of hybride evenement, maar ben je nog niet helemaal zeker hoe? Neem dan contact met ons op voor advies.
