Het is weer tijd om te vergaderen

Voor Savvy’s support een drukke periode van het jaar: in maart en april zijn er traditioneel veel AVA’s en ALV’s. Termen als “decharge voor het bestuur” en “goedkeuring van de jaarstukken” zijn weer aan de orde. En dat met een zaal vol kritische leden die graag laten weten wat ze daarvan vinden.

De organisatie moet aan veel dingen denken. De stemming bepalen, de vragen formuleren en een manier vinden om de stemmen te verkrijgen. Vergeet niet rekening te houden met het juiste stemgewicht en eventuele volmachten per deelnemer. En dan nog maar te zwijgen over het tellen van de uitkomst.

We geven u graag 5 redenen om de stemming online te laten verlopen, terwijl uw leden voor u in de zaal zitten:

De stemming wordt door de operator klaargezet. Uw leden loggen eenvoudig op hun telefoon in met een persoonlijke link, brengen hun stem uit en het resultaat is direct binnen. Geen grote stemcommissies en lange pauzes om de stemmen te tellen, geen rekenfouten door de verschillende gewichten.

In tegenstelling tot het mondelinge “is iedereen akkoord, ja? Dan is de stemming bij deze aangenomen.” – bepaalt ons systeem het quorum en hoeveel personen en welk percentage er per antwoord is gestemd. Met 1 druk op de knop kan een toezichthouder of notaris de uitslag accorderen en aan alle leden vertonen. Dat betekent dat de uitslag ook juridisch weerlegbaar is, indien er discussie ontstaat over een besluit.

Met een ’traditionele’ stemming, bijvoorbeeld met handen opsteken of het invullen van een formulier, bestaat de mogelijkheid dat uw leden worden beïnvloed door de mensen die om hen heen zitten en de mening die zij hebben.
Bij een digitale stemming loggen gasten met een persoonlijke code in en stemmen zij op hun persoonlijke device, volledig anoniem.

Of uw gasten nu allemaal hetzelfde stemgewicht hebben of dat de stemgewichten verschillend zijn, met een digitale stemming wordt dit voorafgaand aan de stemming ingeregeld zodat de kiescommissie zich hier achteraf niet over hoeft te buigen. Ook stemmen met volmacht is bij een digitale stemming overzichtelijk.

Met het platform van Savvy zijn alle risico’s juridisch (en dus ook op het gebied van AVG) afgedekt. Voor het verwerken van de gegevens van de leden in het systeem ondertekenen beide partijen een verwerkersovereenkomst inclusief een geheimhoudingsverklaring. Stroomlijn en digitaliseer het stemproces tijdens deze belangrijke vergaderingen en sluit misverstanden en discussie uit.

De werkzaamheden rondom het organiseren van de besluitvorming tijdens een AVA of ALV neemt Savvy Congress volledig voor u uit handen. Wij ondersteunen uw organisatie juist voorafgaand aan én tijdens het event voor een vloeiend verloop.