Home | Een aandeelhoudersvergadering of algemene ledenvergadering online

Een aandeelhoudersvergadering of algemene ledenvergadering online

Door de genomen maatregelen om verdere verspreiding van corona te beperken hebben bedrijven de laatste tijd veel moeten schakelen. Ook wat betreft de organisatie van de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering (AVA) of algemene ledenvergadering (ALV). Het is tijd om een ‘plan B’ op te tuigen.

Bij het uitwerken van een alternatieve oplossing om toch de verplichte aandeelhoudersvergadering (AVA) of algemene ledenvergadering (ALV) te organiseren,  is het uiteraard van belang om binnen de kaders van de overheidsvoorschriften te blijven. Gelukkig zijn er voldoende technische mogelijkheden om een vergadering of stemming op veilige afstand online te organiseren.

AUDIO/VIDEO LIVESTREAM MET INTERACTIE

Met de verschillende interactieve tools van Savvy is het voor stemgerechtigden mogelijk om op afstand via een eigen device online te participeren middels een door Savvy opgezette audio of video livestream. Via het platform van Savvy kunnen de deelnemers de vergadering live volgen, presentaties mee kijken, virtueel vragen stellen aan het bestuur en is er de mogelijkheid om online formeel te stemmen. Desgewenst kan er zelfs gestemd worden met een stemgewicht of een volmacht.

VEILIG STEMMEN TIJDENS DE VERGADERING

Middels een sms authenticatie, al dan niet gecombineerd met een e-mail, waarborgt Savvy dat elke deelnemer daadwerkelijk gerechtigd is om online te participeren. Het niveau van de authenticatie is aanpasbaar aan de wensen en de bepalingen, zoals in de statuten is vastgelegd. Stemmen kan als dat wenselijk is geheel anoniem. De stem is in dat geval niet herleidbaar naar een specifieke deelnemer.

Stemmen kan op een eigen device (bijvoorbeeld de eigen smartphone). Een app downloaden is niet nodig, want het platform van Savvy is webbased. De virtuele vergadering, waarbij gebruikt gemaakt wordt van Savvy Vote, wordt altijd geheel aangepast aan de statuten. Het op voorhand uitreiken van een stemkastje is ook niet meer nodig. Het onderwerp waarover men stemt is zichtbaar op het device van de deelnemer. Zowel voor de deelnemers in de zaal als voor de deelnemers op afstand.

MONITOREN VAN DE STEMPROCEDURE

Om het geheel te monitoren, is er een online dashboard voor het stembureau en/of de toezichthoudende notaris. Dit dashboard geeft exact aan hoe het stemproces verloopt en geeft inzicht in de uitslagen, voordat deze onder de betrokkenen gedeeld worden. Bij aanvang van de vergadering is in het dashboard live zichtbaar of het quorum behaald is en hoeveel volmachten er zijn uitgegeven.

Direct na het stemmen door de stemgerechtigden is zichtbaar hoeveel leden er hebben gestemd en wat de uitslag van de stemronde is, rekening houdend met het stemgewicht van de stemgerechtigden. Tevens is zichtbaar of de gekwalificeerde meerderheid ook is behaald. Na goedkeuring van het stembureau en de toezichthoudende notaris is de uitslag direct beschikbaar voor de voorzitter, die vervolgens de uitslag digitaal met iedereen kan delen.

REDUCTIE VAN CO2-UITSTOOT

Online of hybride vergaderen is ook nog eens zeer milieuvriendelijk. Er is minder sprake van CO2-uitstoot van auto’s of vliegtuigen waarmee bezoekers naar de locatie reizen. Bovendien is er geen papier meer nodig voor de congres mappen. Als bijvangst wordt er waardevolle data verzameld waarmee de ROI en ROE onderbouwd kan worden. Deze data wordt achteraf per rapportage opgestuurd.

CASES

Met de inzet van de verschillende slimme technologieën van Savvy heeft Buma/Stemra een oplossing gevonden voor de complexe uitdaging om meer dan 26.000 leden te laten stemmen met ieder een eigen stemgewicht.

Met de oplossingen van Savvy kregen alle deelnemers van de In-housedag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken de mogelijkheid actief deel te nemen aan de plenaire sessie. Dit gold zowel voor het publiek in de zaal als voor de ‘thuisblijvers’ die via een livestream deelnamen.

STUDIO

Een geschikte uitzendlocatie nodig? De studio van Savvy is ingericht om zonder technische zorgen een live online/digitale algemene ledenvergadering of aandeelhoudersvergadering te faciliteren. In onze studio is alle noodzakelijke apparatuur aanwezig om het evenement via een supersnelle internetverbinding middels een livestream uit te zenden. Daarnaast is het ook mogelijk dat het team van Savvy naar een andere locatie naar keuze komt.

LIVE DEMO

Benieuwd geworden naar de oplossingen van Savvy en wilt u meer weten over de mogelijkheden? Schrijf u dan nu in voor een gratis, online demo of neem contact met ons op.