Home | DE OPLOSSING VOOR EEN AANDEELHOUDERSVERGADERING OF ALGEMENE LEDENVERGADERING OP AFSTAND

DE OPLOSSING VOOR EEN AANDEELHOUDERSVERGADERING OF ALGEMENE LEDENVERGADERING OP AFSTAND

Door de genomen maatregelen om verdere verspreiding van het Coronavirus te beperken is het tijd voor bedrijven om ‘Plan B’ op te tuigen voor het organiseren van de Aandeelhoudersvergadering (AVA) of Algemene Ledenvergadering (ALV). 

Bij het uitwerken van een alternatieve oplossing om toch de verplichte Aandeelhoudersvergadering (AVA) of Algemene Ledenvergadering (ALV) te organiseren,  is het uiteraard van belang om binnen de kaders van de overheidsvoorschriften te blijven. Gelukkig zijn er voldoende technische mogelijkheden om een vergadering of stemming op veilige afstand te houden. 

Aandeelhoudersvergadering of Algemene Leden Vergadering op afstand
De opzet van de Live audio/videostream bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

AUDIO/VIDEO LIVESTREAM MET INTERACTIE

Met de verschillende interactieve tools van Savvy is het voor stemgerechtigden mogelijk om op afstand te participeren middels een door Savvy opgezette audio of video livestream. Ook andere streaming oplossingen zijn moeiteloos te gebruiken. Via deze virtuele vergadering stellen deelnemers live vragen aan het bestuur én is er de mogelijkheid om formeel te stemmen. Desgewenst kan er zelfs gestemd worden met een stemgewicht of een volmacht. De deelnemers hebben daarnaast de mogelijkheid om presentaties live mee te kijken,  eventueel terug te bladeren in de slides of inhoudelijke vragen te stellen. 

VEILIG STEMMEN

Middels een sms-authenticatie, al dan niet gecombineerd met een e-mail, waarborgt Savvy dat elke deelnemer daadwerkelijk gerechtigd is om online te participeren. Het niveau van de authenticatie is aanpasbaar aan de wensen en de bepalingen zoals in de statuten is vastgelegd. Stemgerechtigden die de vergadering vroegtijdig verlaten, al dan niet met afmelding, kunnen op hun smartphone niet meer mee stemmen. Stemmen kan als dat wenselijk is geheel anoniem. De stem is in dat geval niet herleidbaar naar een specifieke deelnemer.

Stemmen kan op een eigen device (bijvoorbeeld de eigen smartphone). Een app downloaden is niet nodig. De virtuele vergadering waarbij gebruikt gemaakt wordt van Savvy Vote of e-Vote, wordt altijd geheel aangepast aan de statuten. Het op voorhand uitreiken van een stemkastje is ook niet meer nodig. Het onderwerp waarover men stemt is zichtbaar op de smartphone. Zowel voor de deelnemers in de zaal als voor de deelnemers op afstand.

MONITOREN VAN DE STEMPROCEDURE

Om het geheel te monitoren, is er een online dashboard voor het stembureau en/of de toezichthoudende notaris. Dit dashboard geeft exact aan hoe het stemproces verloopt en geeft inzicht in de uitslagen, voordat deze onder de betrokkenen gedeeld worden. Bij aanvang van de vergadering is in het dashboard live zichtbaar of het quorum behaald is en hoeveel volmachten er zijn uitgegeven.

Direct na het stemmen door de stemgerechtigden is zichtbaar hoeveel leden er hebben gestemd en wat de uitslag van de stemronde is, rekening houdend met het stemgewicht van de stemgerechtigden. Tevens is zichtbaar of de gekwalificeerde meerderheid ook is behaald. Na goedkeuring van het stembureau en de toezichthoudende notaris is de uitslag direct beschikbaar voor de voorzitter, die vervolgens de uitslag digitaal met iedereen deelt.

REDUCTIE VAN CO2 UITSTOOT

Deze aanpak is ook nog eens zeer milieuvriendelijk. Er is geen sprake van CO2 uitstoot van auto’s of vliegtuigen waarmee bezoekers naar de locatie reizen. Bovendien is er geen papier meer nodig voor de congresmappen. Als bijvangst wordt er waardevolle data verzameld waarmee de ROI en ROE onderbouwd kan worden.

CASES

Met de inzet van de verschillende slimme technologieën van Savvy heeft Buma/Stemra een oplossing gevonden voor de complexe uitdaging om meer dan 26.000 leden te laten stemmen met ieder een eigen stemgewicht.

Met de oplossingen van Savvy kregen alle deelnemers aan de Inhousedag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken de mogelijkheid actief deel te nemen aan de plenaire sessie. Dit gold zowel voor het publiek in de zaal als voor de ‘thuisblijvers’ die via een livestream deelnamen aan de plenaire sessie.

STUDIO

Een geschikte uitzendlocatie nodig? De studio van Savvy is ingericht om zonder technische zorgen een live online/digitale Algemene Leden Vergadering of Aandeelhoudersvergadering te faciliteren. In onze studio is alle noodzakelijke apparatuur aanwezig om het evenement via een supersnelle internetverbinding middels een livestream uit te zenden.

LIVE DEMO

Meer weten over de mogelijkheden van Savvy? Bel dan nu voor een live demo en ervaar direct thuis hoe het werkt.