BNG Bank

Om een goed overzicht te krijgen wie er fysiek en wie er online aansluit bij de vergadering, is het noodzakelijk om een goed registratieproces te starten. Savvy Congress haalde deze zorg bij de klant weg en richtte een digitale registratiepagina in. Via de link van de webpagina konden de deelnemers van te voren informatie over het evenement lezen en zich registreren. Via een koppeling laadde het systeem de gegevens van de deelnemers automatisch in Savvy’s platform. Ook last-minute wijzigingen werden doorgevoerd – zo kon de deelnemer op het laatste moment nog doorgeven of hij online óf toch fysiek komt.

Met het alles-in-één platform van Savvy Congress worden zowel de fysieke als online deelnemers bij je evenement betrokken. Het platform wordt volledig ingericht in de huisstijl van de klant of het evenement. Met het logo, de huiskleuren, de fonts en afbeeldingen is het platform herkenbaar voor de deelnemer. Via het platform wordt de vergadering gelivestreamd en kan de online deelnemer meekijken.

Om de livestream aantrekkelijk te maken voor de online deelnemers, is het van belang dat er een goede techniek opstelling gereed staat met meerdere camera’s en de juiste belichting. In dit geval, moesten de voorzitter en verschillende sprekers goed zichtbaar zijn. Met andere camera’s kwam ook het publiek in beeld; zo stond er onder andere een camera gericht op de interruptiemicrofoon. Zo zien de mensen thuis wie er aan het woord is en hebben zij meer het gevoel dat ze aanwezig zijn bij de vergadering. Deelnemers op afstand worden op verzoek in beeld gebracht wanneer zij wensen te spreken. Dit verzekert een volledige deelname voor alle partijen.

Het is belangrijk om deelnemers mee te nemen tijdens het evenement en ze geboeid te houden. Niet alleen de online deelnemer, maar ook de fysieke deelnemer draagt bij aan de interactiemogelijkheden. Via de chat kunnen deelnemers met elkaar praten en de discussie aangaan zowel fysiek als online. Met verschillende interactieopties zoals quizvragen, pollings, wordclouds en mood mirrors wordt de deelnemer betrokken bij het verhaal dat overgebracht wordt. Naast interactie is het ook belangrijk dat alle deelnemers tegelijkertijd formeel stemmen.

Voor de vergadering van de BNG Bank, werden de Savvy Tablets ingezet voor het formeel stemmen. Van tevoren ontvingen deelnemers een persoonlijke inlogcode met al hun stemrechten. De tablets lagen klaar op de stoelen, zodat de deelnemers direct bij aanvang van de vergadering konden inloggen en hun profiel met stemgewicht konden controleren. Via Savvy’s platform wordt er met stemkaarten (en eventuele machtigingen) gewerkt. De uitslag werd ook meteen berekend en na goedkeuring van de notaris, direct gedeeld met alle deelnemers.

Een hybride evenement is geen live evenement – de online deelnemer mag niet vergeten worden, ook niet tijdens een vergadering. Om hen ook inspraak te geven, kregen de online deelnemers de mogelijkheid om hun webcam te openen en mee te praten. Zoals de fysiek aanwezige deelnemer zijn hand opsteekt en naar de interruptiemicrofoon loopt, zo steekt de online deelnemer virtueel zijn hand op en krijgt hij de mogelijkheid zijn camera aan te zetten en voltallig deel te nemen. Hier werd succesvol gebruik van gemaakt, waardoor er ook inspraak was in de vergadering vanuit huis.

Dit alles wordt ondersteund door het team van Savvy Congres. Tijdens het evenement had het team van BNG Bank nog genoeg andere aandachtspunten: de catering, de locatie, het verloop van het evenement en de deelnemers. Om wat zorgen bij hen weg te nemen, was het team van Savvy Congres aanwezig om support te bieden: naast de nodige techniek, monitort Savvy’s team het platform, de interactie en de online (deelnemers).

Bij het organiseren van een hybride evenement is het van belang dat de focus wordt verdeeld over verschillende aspecten. Zowel de fysieke als digitale deelnemers moeten actief betrokken worden bij het evenement zodat het een boeiende dag blijft. Hierbij is het belangrijk dat de techniek en andere aspecten goed georganiseerd zijn.

Het Savvy’s team helpt graag. Wil je meer lezen over onze service bij hybride evenementen? Klik dan hier.
Meer lezen over Algemene ledenvergaderingen? Klik dan hier.