De impact van digitalisering op congressen

In de afgelopen twee jaar is de digitalisering versneld. Door de beperkingen tijdens de coronacrisis werd virtueel meeten en livestreamen het nieuwe normaal. Deze veranderingen hebben vandaag de dag nog steeds een positieve impact op de evenementen sector. Mensen zijn bekender met de digitale mogelijkheden en voelen zich meer thuis in de digitale wereld. Het is dan ook niet meer gek of veel gevraagd om een app te downloaden of een QR code te scannen.

Vele processen zijn gedigitaliseerd. Zo zijn er verschillende registratiewebsites waarbij de presentie realtime geüpdatete wordt door de deelnemers zelf en deze informatie direct beschikbaar is voor de organisatie. De digitale wereld geeft de mogelijkheid om op meerdere plekken tegelijk te zijn en zo dan ook meerdere sessies te volgen. Het is makkelijk om digitaal te switchen tussen verschillende ruimtes en platformen.

Om de aandacht van de deelnemers vast te houden, moet de event manager ook verder kijken dan deze inmiddels bekende oplossingen. Virtual reality technieken geven de deelnemers het gevoel iets daadwerkelijk mee te maken, ongeacht waar ze zelf zijn. Met metaverse kan een deelnemer een evenement ervaren vanuit huis en/of via een smart device. Met hologrammen kan elke spreker bij elk evenement aanwezig zijn. Deze vooruitstrevende mogelijkheden kan het evenement naar een hoger niveau tillen doordat de deelnemer gestimuleerd wordt om niet alleen het evenement te consumeren maar ook actief te deelnemen.

Het gebruik van digitale tools tijdens een congres zorgt ervoor dat de event planner op een simpele manier toegevoegde waarde kan brengen aan het evenement. Zo kan informatie makkelijk gedeeld worden, kunnen deelnemers met elkaar in contact komen, wordt er direct feedback gegenereerd en kunnen de deelnemers actief bijdragen aan de kennissessie d.m.v. chat en Q&A functies. Dit is voor verschillende partijen interessant. Zo krijgen niet alleen de event manager en organisator direct feedback maar ook de spreker.

Kortom, de digitale wereld is niet meer uit het dagelijkse leven weg te denken. Het is dan ook onvermijdelijk geworden om een congres te organiseren zonder digitale tools. Het gebruikersgemak zorgt voor een soepele informatiestroom voor de deelnemers en dat terwijl de deelnemers ook actief betrokken worden bij het evenement. Om het doel van het congres echt te behalen is het van belang om de aandacht van de deelnemer continu vast te houden.