Welk platform past bij jouw evenement?
Veel mensen vinden het heerlijk om weer fysiek deel te kunnen nemen aan een evenement. Tijdens een fysiek evenement loop je letterlijk mensen tegen het lijf. Het geeft je de mogelijkheid om spontaan zaken te doen, te netwerken en nieuwe mensen te leren kennen. Maar door de vele voordelen van een virtueel evenement kiezen organisaties tegenwoordig toch vaak voor een hybride of online evenement. De drempel tot inschrijven is vele malen lager, geen reistijd, geen reiskosten en dankzij de virtuele interactie kan de ROI veel beter gemeten worden.
Wanneer een nieuw evenement georganiseerd wordt zijn eventmanagers vaak opzoek naar verschillende platformen voordat zij eerst goed kijken naar het doel van het evenement. Hierdoor hebben zij vaak moeite met de juiste oplossing vinden. Voordat er een keuze in een platform gemaakt kan worden moet eerst de Why, Who en How van het evenement onderzocht worden.
Why
Als eerste moet er gekeken worden naar ‘waarom’ het evenement wordt georganiseerd. Wat is het doel van de organisatie? Het evenement kan georganiseerd worden om te netwerken, om kennis van de deelnemers te verzamelen of puur alleen om de deelnemers te informeren.
Who
Wanneer je weet wie je doelgroep is kan onderzocht worden wat de aandachtspunten en wensen van deze doelgroep zijn. Zo hebben jongeren bijvoorbeeld vaak veel meer ervaringen met virtuele platformen dan ouderen. Een ander voorbeeld: tijdens een evenement voor deelnemers met een beperking moest er digitaal gestemd worden. Voor deze vergadering zijn de Savvy tablets gebruikt, zodat de deelnemers zichzelf niet hoefden in te loggen en direct konden stemmen. Daarom is het belangrijk om je doelgroep vooraf onder de aandacht te brengen.
How
Denk ook goed na over de invulling van je programma. Een veel voorkomende fout is dat een fysiek evenement direct gekopieerd wordt naar een virtueel evenement. Door middel van interactiemogelijkheden wordt de aandacht van de deelnemers vastgehouden. Om ervoor te zorgen dat de functionaliteiten binnen een platform niet voor een overkill zorgen kan bij Savvy per ruimte gekozen worden welke functionaliteiten beschikbaar zijn voor de deelnemers.
