Importeren van de deelnemerslijst via een API-link
Er zijn veel verschillende manieren om een deelnemerslijst te maken bij het organiseren van een evenement. Ofwel heeft de organisator een bepaalde lijst met deelnemers die worden uitgenodigd (bijv. als het een intern bedrijfsevenement is), ofwel kunnen mensen zich aanmelden via een registratieformulier. Hoe dan ook, er kunnen verschillende systemen worden gebruikt om een deelnemerslijst te maken.
Wanneer een platform of een andere applicatie wordt gebruikt, moeten de aanwezigen toegang krijgen om er gebruik van te maken. In veel gevallen wordt de deelnemerslijst geïmporteerd via een API-koppeling. Dit houdt in dat de deelnemerslijst vanuit het registratiesysteem rechtstreeks naar het platform kan worden gehaald. Dit kan een groot voordeel zijn, als er op het laatste moment nog wijzigingen worden aangebracht in de deelnemerslijst. Deze wijzigingen worden dan automatisch overgenomen in het platform.
Aan de andere kant vergt een API-koppeling wel wat extra organisatie en voorbereiding. Het is heel belangrijk dat de API-koppeling correct wordt uitgevoerd en vooraf wordt gecontroleerd bij het importeren van de deelnemerslijst. Als bepaalde velden bijvoorbeeld niet hetzelfde zijn, kan de informatie niet correct worden doorgegeven. Ter illustratie: als de benamingen in beide systemen niet overeenkomen, kan het zijn dat de informatie niet op een correcte manier wordt overgedragen. Dit vergt dus discipline van alle gebruikers. Deze voorbereiding en controle kost veel tijd, en dus ook geld.
In veel gevallen is het zelfs eenvoudiger en minder tijdrovend als een export van de deelnemerslijst in het registratiesysteem wordt gedaan en het Excel-bestand rechtstreeks in het platform wordt geüpload. Bij Savvy Congress bekijken we alle mogelijkheden per evenement en adviseren wij onze klanten voor de meest efficiënte manier.
