Ministerie van buitenlandse zaken

Hoe meet je op een betrouwbare manier de ROI (Return On Investment) van je evenement? Die vraag had het Ministerie van Buitenlandse Zaken, net als vele andere event organisatoren. Het ministerie van Buitenlandse Zaken organiseerde recent een in-house dag, ter ondersteuning van de werving en selectie van 40 nieuwe diplomaten. Savvy Congress werd gevraagd om de effectiviteit van de in-house dag te meten en zorg te dragen voor de digitale interactie met het publiek in de zaal en de deelnemers via de livestream.

STAP 1:

Het probleem bij het achteraf vaststellen van de ROI is vaak groot, omdat er op voorhand geen duidelijk doelstelling is bepaald. Als je vooraf een SMART doelstelling bepaalt, kun je ook eenvoudig de meetpunten bepalen om de ROI vast te stellen. De doelstellingen van Ministerie van Buitenlandse Zaken waren helder en SMART en konden dus eenvoudig vertaald worden naar verschillende meetpunten.

STAP 2:

Een methodiek om de effectiviteit te meten is om na afloop een evaluatieformulier naar de deelnemers op te sturen. De respons hierop is over het algemeen niet veel meer dan 8%. De steekproefgrootte is niet voldoende om betrouwbare conclusies aan te verbinden. Daarnaast is deze meting ook nog eens onzuiver en geeft geen beeld hoe de deelnemers over specifieke onderwerpen dachten voor aanvang van de bijeenkomst.

STAP 3:

Tijdens het evenement werden er meer meetmomenten ingebouwd, zonder dat dit invloed had op de bezoekerservaring. Middels vragen en stellingen tijdens de paneldiscussie werd volop gereageerd. Zo ontstond er interactie en werd en passant veel informatie verzameld om de ROI verder te onderbouwen. Deelnemers kregen daarnaast de mogelijkheid vragen te stellen via Savvy Vote aan de panelmoderator. Zo werd de betrokkenheid tussen het publiek en de panelleden enorm verhoogd. Na afloop ontvingen alle deelnemers een tweede enquête met enkele vragen. Het aantal respondenten op deze enquête was 65%.

STAP 4:

Op basis van deze twee enquêtes werd al snel duidelijk hoe effectief de kennisoverdracht was tijdens de in-house dag bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Alle meetgegevens samen waren de basis voor een volledige rapportage die direct na afloop beschikbaar was voor de stakeholders. Dat is pas Savvy!

TOT SLOT:

De bijeenkomst werd door de deelnemers als zeer nuttig en informatief ervaren. Na afloop gaf 79% aan te gaan solliciteren. Via de data die middels de applicaties van Savvy Congress werd verzameld, kreeg men goed inzicht in onder meer de studies die werden gevolgd door de deelnemers aan de inhouse middag. Dat was bijzonder nuttige informatie en op basis daarvan werd de arbeidsmarkcommunicatie gerichter ingezet.

Meer weten over de mogelijkheden van Savvy Vote? Lees dan hier verder, of schrijf je in voor een gratis inspiratiesessie in De Inspiratiekamer