Lage opkomst bij jouw evenement?
Hoe betrek je als organisatie de deelnemers meer bij een fysieke of hybride ALV?
Lege stoelen, lage opkomst, snel vertrekkende deelnemers. Merk jij ook dat het moeilijker wordt om deelnemers bij een fysieke of hybride ALV te betrekken?
Vorig jaar leek alles weer zo makkelijk: de wereld was weer open en de mensen snakten naar fysieke ontmoetingen. Ook tijdens leden- en aandeelhoudersvergaderingen was de opkomst hoog; leden waren blij elkaar weer fysiek te kunnen ontmoeten en benieuwd naar wat de organisatie had gedaan tijdens de coronapandemie en hoe de organisatie keek naar de toekomst.
Dit jaar lijkt dit anders: het gewone leven is weer opgepakt, mensen zijn weer druk met van alles en nog wat. De opkomst voor de vergaderingen vallen dan ook tegen ten opzichte van vorig jaar. Als organisatie wil je uiteraard de leden geboeid houden en hen betrekken bij de organisatie.
Wat hebben wij gezien de afgelopen tijd?
Als technische partner van bedrijven die fysieke ALV’s organiseren, merken wij, en ook onze klanten, dat de opkomst laag is. Tijdens veel vergaderingen wordt er nog steeds alleen maar gezonden. De jaarcijfers, beleidsplannen (waar alleen even snel over gestemd word); alles komt in een presentatievorm voorbij. Dit komt eentonig over en leden voelen zich niet helemaal betrokken bij de ALV. Een simpele vergadering waar alleen maar gezonden wordt is niet meer van deze tijd.
Bij vergaderingen waar een hogere opkomst was, was er gezorgd voor een volledig programma.
Zo organiseert een van onze vaste klanten elk jaar een praatprogramma. Door elk jaar een nieuw en interessant thema aan te halen, maken ze het programma aantrekkelijk voor hun leden. Een andere klant zorgde voor een dagprogramma gevuld met kennis sessies en workshops waar ze vooral keken naar de toekomst. Dit was nieuw en zorgde ervoor dat de leden nieuwsgierig waren naar deze nieuwe opzet.
Beide klanten zorgde ook voor een uitgebreid diner, en dat in combinatie met de workshops en talkshow zorgde voor een ‘fun element’ (iets leuks/aparts/nieuws) en een ‘networking element’ (een kans om andere mensen te ontmoeten).
Wat adviseren wij?
Verwerk de ALV in een volledige dagprogramma of middagprogramma. Probeer daarbij meer waarde te creëren met meer inhoud en netwerkmogelijkheden. Zo zorg je ervoor dat de wil om te komen groter wordt. De waarde van het evenement stijgt – en de deelnemer komt niet alleen voor maar 1,5 uur voor een presentatie van de jaarcijfers, die hij al per mail had ontvangen.
Hoe doe je dat dan?
Maak van een standaard ALV een waardevolle beleving. Belevingen kunnen sterke aantrekkingsfactoren zijn om deelnemers bij een evenement te betrekken. Doe wat nieuws, doe wat anders, maak er een ‘experience’ van voor de deelnemers. Hiernaast zijn een paar voorbeelden van het toevoegen van een beleving:
Vergeet niet: reizen kost tijd
Deelnemers moeten vaak enige tijd reizen naar een locatie. Dit kost niet alleen tijd en geld – dat veel deelnemers niet hebben, maar is ook niet echt verantwoord als het om het milieu gaat. De uitstoot van koolstofdioxide gecreëerd door reizen in het algemeen is een deel van het grotere probleem. Ook in de evenementenindustrie moeten we hard meedenken naar duurzame oplossingen. Lees hier meer over duurzaamheid in de evenementen industrie.
Het is daarom aan te raden om een hybride of online evenement te organiseren. Zo denk je aan onze planeet en is de drempel om te komen voor de deelnemer veel lager. Grote kans dat er minder afzeggingen zijn! Klik hier voor 5 tips om jouw evenement meer duurzaam te maken.
